Databehandleraftale

DATABEHANDLERAFTALE

mellem

[Kundens virksomhedsnavn, adresse & CVR-nr]

herefter ”den dataansvarlige”

og

IT & Co ApS
Industrivej 1
6230 Rødekro
CVR: 30 60 01 26

IT & Co Midt ApS
Tyttebærvej 4
8643 Ans By
CVR: 33 76 84 43

IT & Co Nord ApS
Industriparken 27, Haverslev
9610 Nørager
CVR: 43 48 48 77

herefter ”databehandleren”, hvor den relevante afdeling fremgår ud fra samarbejdsaftalen.

Her er hver især er en ”part” og sammen udgøres ”parterne”

der har indgået følgende databehandleraftale (”Aftalen”) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder i forbindelse med Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

Aftalen er udarbejdet på baggrund af Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser vedtaget i henhold til Databeskyttelsesforordningens artikel 28.

Indhold

1. Præambel

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3. Databehandleren handler efter instruks

4. Fortrolighed

5. Behandlingssikkerhed

6. Anvendelse af underdatabehandlere

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8. Bistand til den dataansvarlige

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10. Sletning og returnering af oplysninge

11. Revision, herunder inspektion

12. Parternes aftale om andre forhold

13. Ikrafttræden og ophør

14. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Bilag B Underdatabehandlere

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

1. Præambel

1. Denne Aftale fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
   
2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
   
3. I forbindelse med leveringen af ydelser i henhold til Parternes samarbejdsaftale (”Hovedaftalen”) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med Aftalen.
   
4. Aftalen har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende vilkår i andre aftaler mellem parterne.
   
5. Bilag til denne Aftale udgør en integreret del af Aftalen.
   
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
   
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
   
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
   
9. Databehandleraftalen er gældende mellem parterne, så længe den dataansvarlige modtager varer og ydelser fra IT & Co ApS og databehandleren derfor skal behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
   
10. Denne Aftale frigør ikke databehandleren fra ufravigelige forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller EØS medlemsstaternes (”medlemsstaterne”) nationale ret og Aftalen.
   
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
   
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

3. Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
   
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med forordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4. Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
   
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
   
   Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
   
   • pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
   • evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
   • evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
   • en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
     
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
   
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
   
   Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
   
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af denne Aftale eller Hovedaftalen uden forudgående skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
   
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 måneds varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
   
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
   
   Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
   
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
   
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
   
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
   
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
   
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
   • overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
   • overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
   • behandle personoplysningerne i et tredjeland
     
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
   
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og denne Aftale kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8. Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
   
   Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
   
   • oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
   • oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
   • indsigtsretten
   • retten til berigtigelse
   • retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
   • retten til begrænsning af behandling
   • underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
   • retten til dataportabilitet
   • retten til indsigelse
   • retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
     
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
   
   • den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt hermed, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
   • den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
   • den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
   • den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
     
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
   
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske uden nødig forsinkelse efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
   
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2 skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
   
   • karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
   • de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
   • de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
     
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

10. Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11. Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
   
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
   
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12. Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser i Hovedaftalen vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod denne Aftale eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13. Ikrafttræden og ophør

1. Denne databehandleraftale er gældende, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges brug af IT & Co Aps’ varer og serviceydelser.
   
2. Den gældende version af databehandleraftalen vil til enhver tid kunne tilgås på hjemmesiden. Brug af IT og Co ApS’ service udgør en accept af databehandleraftalen.
   
3. Aftalen er gældende, så længe Hovedaftalen er gældende. I denne periode kan Aftalen ikke opsiges, medmindre den erstattes af anden aftale, som regulerer behandling af personoplysninger under Hovedaftalen.
   
4. Hvis Hovedaftalen ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 10.1 og Bilag C.4, kan Aftalen opsiges af begge parter.

Bilag A         Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Databehandleren indsamler og gemmer data som beskrevet i databehandleraftalen og dette bilag, for at kunne udføre drift, service og support på dataansvarliges it-systemer. Opsamlingen forgår ene og alene med dette formål, og videre gives ikke til tredje part.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

At kunne overvåge og sikre stabil, hurtig, fleksibel og sikker afvikling af systemer placeret enten hos kunden, i hosting eller i skyen

At give support enten pr. telefon, e-mail eller via fjernopkobling direkte til den dataansvarliges systemer og data.

At tage backup eller på anden vis sikre af data og systemer til brug for eventuel genskabelse

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Databehandleren registrerer ikke data vedr. den dataansvarlige ud over de informationer der skal

bruges til opkrævning, kontakt, opfølgning, kontraktstyring, drift/overvågning og tekniske

stamdata i form af kundens IT-dokumentation.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Kategorierne af de registrerede personer, som personoplysningerne vedrører, kan eksempelvis udgøre brugere, ansatte, ansøgere, kandidater, kunder, forbruger, patienter eller lign.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.

Bilag B         Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af underdatabehandlere, som er oplistet i den til enhver tid opdaterede liste, som kan ses nedenunder.

Bilag C         Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er beskrevet i bilag A.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

• at den dataansvarlige kan have både store og små mængder af persondata og personfølsomme data, som Databehandleren via hovedaftalen bliver databehandler af.
• at Databehandleren ikke er dataansvarlig for kunden (den dataansvarlige).
• at Databehandleren ikke registrerer data vedr. kunden (den dataansvarlige) ud over de informationer der er normale for at få kundeforholdet og hovedaftalen til at fungere, herunder stamdata til opkrævning, kontakt, opfølgning, kontraktstyring, drift/overvågning og tekniske stamdata i form af kundens IT-dokumentation.
• at Databehandleren som forhandler af IT-infrastruktur, -drift, -support, -netværk, -sikkerhed og tilsvarende normalt ikke har direkte adgang til at se indholdet i kundernes systemer.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

På den dataansvarliges specifikke anmodning bistår databehandleren under hensyntagen til behandlingens ka-rakter så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelse af de registreredes ret-tigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningen.

Hvis en registreret fremsætter anmodning om udøvelse af sine rettigheder over for databehandleren, giver da-tabehandleren uden ugrundet ophold meddelelse herom til den dataansvarlige.

Under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, bistår databehandleren efter specifik anmodning også den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataan-svarliges forpligtelser i forhold til:

• Gennemførelse af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger
• Sikkerhedsbrud
• Underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede
• Gennemførelse af konsekvensanalyser
• Forudgående høringer fra tilsynsmyndighederne

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Den dataansvarlige disponerer selv over personoplysninger, som databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige. De personoplysninger, der er overladt til databehandlerens behandling, opbevares derfor, indtil den dataansvarlige selv sletter oplysningerne eller indtil ophør af Hovedaftalen vedrørende behandling af personoplysninger.

Ved sletning af personoplysninger i den dataansvarliges systemer, vil disse personoplysninger blive slettet i data-behandlerens backupsystem ud fra den aftalte opbevaringsperiode (backuphistorik) for hvert enkelt system.

Databehandleren bistår på den dataansvarliges anmodning med sletning eller tilbagelevering af personoplysninger som nærmere instrueret af den dataansvarlige.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter beskrevet i bilag B.1

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i Aftalen eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af Aftalen at foretage sådanne overførsler.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Den dataansvarlige kan for den dataansvarliges regning bede databehandleren indhente en inspektionsrapport fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og Aftalen. Inspektionsrapporten skal fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt og med et passende forudgående varsel.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer, der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Den dataansvarlige kan for den dataansvarliges regning anmode databehandleren om at lade underdatabehandlere indhente en inspektionsrapport fra en uafhængig tredjepart vedrørende underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og Aftalen. Inspektionsrapporten skal fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt og med et passende forudgående varsel.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren og underdatabehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer, der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.